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Glossário: o que quer dizer cada palavra

Em todas as telas, o “?” ao lado de uma palavra mostra a mesma explicação. Abra a letra da palavra.

A (6)

AC Doctus: Autoridade certificadora INTERNA da Prefeitura, que emite os certificados da Assinatura Doctus. Não faz parte da ICP-Brasil: por isso o leitor de PDF (Adobe, navegador) mostra que a assinatura é íntegra, mas avisa que não conhece a autoridade. É esperado. Confira em /verificar.
Assinatura avançada: Assinatura que identifica quem assinou e detecta qualquer mudança no documento. Aqui: Assinatura Doctus (pessoa credenciada) ou certificado digital.
Assinatura com código: Você confirma com um código de 6 números que chega no seu celular. Cada documento recebe a sua assinatura, com data, hora e um código de verificação.
Assinatura Doctus: Assinatura eletrônica AVANÇADA da Prefeitura (Lei 14.063/2020): login de pessoa credenciada + código de confirmação a cada assinatura. O PDF leva um certificado da AC Doctus e um manifesto com as evidências. Não é ICP-Brasil.
Assinatura qualificada: A de maior valor legal (Lei 14.063/2020): feita com certificado ICP-Brasil. Exigida nos atos do Prefeito e onde a Prefeitura decidir.
Atesto: Declaração assinada de quem recebeu, dizendo que o material chegou ou o serviço foi feito como combinado.

C (10)

Carimbo do tempo: Selo de data e hora dado por uma autoridade externa. Prova que o documento existia, daquele jeito, naquele momento, mesmo que o certificado vença depois.
Certificado digital: Identidade eletrônica da pessoa (e-CPF), emitida por uma autoridade certificadora. Pode estar num arquivo (A1, .pfx), num cartão ou token (A3) ou na nuvem.
Chave de backup: Senha longa que tranca as cópias de segurança. Sem ela nenhuma cópia abre, nem para nós: guarde-a em dois lugares fora do servidor (cofre de senhas e papel no cofre da prefeitura).
Circular: Aviso oficial interno para vários ou todos os setores. Cada setor registra a ciência, e quem escreveu vê quem já leu e quem falta.
Ciência: Registro de que o setor leu a circular. Fica o nome de quem deu ciência, com data e hora.
CND (certidão): Documento gratuito que prova que a empresa não deve impostos ou encargos. A Prefeitura só pode pagar a quem está em dia.
Comissão de avaliação: Grupo de servidores nomeado por decreto que revisa a lista do que pode ser eliminado, publica o edital de ciência e assina o termo de eliminação. Nada é eliminado sem ela.
Credenciamento: Conferência da identidade da pessoa por um servidor, com o documento original com foto. O servidor assina um termo e responde por essa conferência. Só depois a pessoa pode usar a Assinatura Doctus.
Código de conferência: Uma "impressão digital" do arquivo ou do registro. Se mudar uma vírgula, o código muda totalmente. Serve para provar que nada foi trocado.
Código de verificação: Código longo que permite conferir, depois, quem assinou e quando.

D (3)

Decisão: Ato de deferir, indeferir ou deferir em parte um pedido, sempre com a fundamentação. Gera um documento assinado com código e QR Code.
Despacho: Um recado curto e oficial dentro do processo, dizendo o que deve ser feito. Pode ser o texto do encaminhamento ou um documento assinado (botão Despachar).
Documentos lidos pelo sistema: O sistema lê o texto de cada documento juntado (e, se for escaneado, faz OCR) e reconhece nota fiscal, empenho, liquidação, ordem de pagamento, comprovante e certidão por regras fixas, sem inteligência artificial. Com isso mostra os selos, a data do pagamento e confere se o valor pago bate com o líquido esperado. Nada é travado e qualquer leitura errada pode ser corrigida, com motivo.

E (6)

Em aberto no setor: O setor que está cuidando do processo agora. Muda sozinho quando alguém do setor de destino abre o processo (o sistema registra quem abriu e quando).
Emitido: Documento assinado por todos, com número, PDF e código de verificação. Nunca muda nem é apagado: se houver erro, cancela-se com justificativa e emite-se outro.
Empenho: Reserva do dinheiro no orçamento para pagar uma compra. É a garantia de que existe verba para aquele pedido.
Encaminhar (tramitar): Mandar o processo para outro setor. Seu nome, a data e a hora ficam registrados.
Enviado, ainda não aberto: O processo foi enviado e ninguém do setor de destino abriu ainda. Até alguém abrir, quem enviou pode desfazer o envio.
Etapa: Parte do caminho do processo, com um setor responsável (sem prazo: o sistema só conta os dias). “Concluir etapa” só funciona quando o que ela exige (parecer, decisão, documento…) foi feito.

F (2)

Fiscal do contrato: Servidor nomeado para acompanhar o contrato e confirmar as entregas.
Fonte de recurso: De onde vem o dinheiro (ex.: recursos próprios, saúde, educação, convênio federal).

G (1)

Glosa: Parte do valor da nota que não será paga, porque não foi entregue ou veio com problema.

H (2)

Histórico íntegro: Cada registro da linha do tempo tem um código de conferência ligado ao registro anterior. Se alguém mexer em um, a corrente quebra e o sistema mostra onde.
Há N dias neste setor: Os processos não têm prazo: podem levar o tempo que for preciso. O sistema só conta há quantos dias o processo está no setor, a partir do “Recebi” (em trânsito: há quantos dias foi enviado). A etiqueta é sempre cinza: não muda de cor nem gera aviso.

I (3)

ICP-Brasil: Cadeia oficial de certificados digitais do Brasil, mantida pelo ITI. Assinatura com certificado ICP-Brasil tem o mesmo valor da assinatura no papel.
Interessado: A pessoa, empresa, órgão ou setor de onde veio o pedido ou o documento que abriu o processo.
Interessado: A pessoa ou empresa que pediu ou que vai receber o pagamento.

J (1)

Já fiz a minha parte: Tira o processo da caixa “Em aberto” do seu setor, como arquivar um e-mail. Não encerra o processo e nada é apagado: logo depois aparece “Desfazer”, e a qualquer momento dá para usar “Voltar para a minha caixa”. Ele também volta sozinho se alguém encaminhar de novo ao setor ou mencionar alguém de lá. Quando todos os setores envolvidos fizeram a sua parte, o processo fica “Resolvido”. O encerramento formal (definitivo) é “Finalizar o processo”, no menu Mais, só para quem tem permissão; pedido do portal público só fica resolvido ou finalizado com a resposta ao requerente.

L (1)

Linha do tempo: Lista de tudo o que aconteceu com o processo. Nada pode ser apagado ou alterado.

M (3)

Memorando: Comunicação oficial INTERNA, de um setor para um ou alguns setores da Prefeitura. Ganha número (ex.: Memorando nº 012/2026 – SEMED) só depois de assinado.
Menção (@): Escreva @ e o nome de uma pessoa numa resposta ou envio: ela recebe em “Para mim” e o processo fica em aberto também no setor dela. Para citar outro processo, escreva # e o número (ex.: #12/2026).
Modo treino: Um processo de exemplo, marcado TREINO, para praticar sem risco. Não entra nos relatórios nem manda mensagem para ninguém.

N (1)

Nível de acesso: Público: qualquer servidor vê. Restrito: só os setores envolvidos. Sigiloso: só as pessoas indicadas. Restrito e sigiloso exigem o motivo legal (Lei de Acesso à Informação, Lei 12.527/2011: informação pessoal, art. 31; sigilo previsto em lei, art. 22; ou classificação do art. 23).

O (2)

Ofício: Comunicação oficial para FORA da Prefeitura: outro órgão, empresa ou pessoa. Vai por e-mail com um código para o destinatário conferir que é verdadeiro.
OP (Ordem de Pagamento): Documento do sistema de gestão que autoriza o banco a pagar o fornecedor. Aparece aqui só em processos antigos.

P (5)

PAdES: Formato padrão de assinatura dentro do PDF. Qualquer pessoa confere no validar.iti.gov.br ou no Adobe Reader, sem precisar deste sistema.
Parecer: Opinião técnica ou jurídica de um setor sobre um processo, com conclusão: favorável, desfavorável ou favorável com ressalvas. É assinado e fica anexado ao processo.
Pendência: Algo que falta o fornecedor enviar. O processo fica em “Esperando o fornecedor” até a resposta.
Prazo: A tramitação dos processos não tem prazo. Veja “Há N dias neste setor”: um contador simples, sem cor de alerta.
Prazo de guarda (temporalidade): Quanto tempo o processo fica guardado depois de arquivado: primeiro na fase corrente (perto do setor), depois na intermediária. No fim, a tabela da prefeitura manda eliminar (com aprovação da comissão, edital e termo) ou guardar para sempre.

R (4)

Rascunho: Documento ainda em redação. Não tem número e pode ser alterado ou descartado. O número só é dado na emissão, depois da última assinatura, por isso nunca fica número pulado.
Recebimento: Quando alguém do setor de destino abre o processo, o sistema registra o recebimento (quem e quando) e o processo passa a contar dias naquele setor. Não há botão para isso.
Recebimento provisório ou definitivo: Provisório: o fiscal recebeu e ainda vai conferir com calma. Definitivo: conferiu e está tudo de acordo com o contrato.
Relação de pagamentos dos processos: Os processos pagos organizados por secretaria (unidade orçamentária), ano e mês do pagamento, com bruto, retenções, líquido esperado, pago e a diferença. É para CONFERÊNCIA com o sistema contábil: não é balancete contábil nem peça de prestação de contas.

S (2)

Setores envolvidos: Todos os setores que participam do processo: para onde ele foi enviado, quem recebeu cópia e o setor de quem foi mencionado com @. Cada um arquiva a sua parte.
Simples, avançada e qualificada: Simples: confirma com código, sem certificado. Avançada: Assinatura Doctus (pessoa credenciada) ou certificado. Qualificada: só certificado ICP-Brasil (e-CPF); exigida nos atos do Prefeito.

T (3)

Tipo de processo: Modelo de um assunto que a Prefeitura recebe (alvará, requerimento, recurso…): o formulário, os documentos pedidos e as etapas, cada uma com setor e o que é exigido para concluir. É criado pelo administrador, sem programador.
Token de integração: Chave que outro sistema usa para falar com o Doctus pela API. Age em nome de um setor, com só as permissões marcadas, e pode ser revogada a qualquer momento.
Triagem: Primeira conferência dos documentos que chegaram: a nota está legível, o valor confere e as certidões estão válidas.

V (2)

Valor líquido: O que o fornecedor recebe de fato: valor da nota menos glosas e impostos retidos.
Via física: Indica que o processo também tem folhas de papel. O sistema acompanha com quem elas estão.

Doctus Gov · Versão 1.8.0 (9516c241)