Perguntas frequentes

Abra o processo e toque em “Responder”: escreva a mensagem e use “Anexar arquivo” (PDF, JPG ou PNG, até 10 MB). Para juntar só o documento, sem mensagem, use “Mais” › “Juntar documento”. No memorando, o anexo vai junto do processo que nasce dele. Ao criar algo novo, o anexo fica na parte “Anexos” do Novo.

Para pedir a assinatura, escreva o documento (memorando, despacho ou parecer) e, na tela dele, indique quem assina em “Quem assina”. Ao tocar em “Assinar e enviar”, o pedido aparece para a pessoa em “Para assinar” e na aba “Para mim” da Caixa de entrada. Para chamar alguém num processo, escreva @ e o nome dela numa resposta.

Nada se perde. Na Caixa de entrada, abra a aba “Arquivados”, abra o processo e toque em “Voltar a deixar em aberto no meu setor”. Ele volta para “Em aberto”. Se o processo foi encerrado de vez (“Encerrar o processo”), peça a quem encerrou para reabrir, explicando o motivo.

Peça ao administrador do sistema da Prefeitura para gerar uma senha nova. Ninguém da Prefeitura vai pedir a sua senha.

Abra o processo: a frase em destaque diz com quem ele está e há quantos dias. Se estiver “Aguardando o fornecedor”, ele fica parado até a resposta. Não há prazo de tramitação: o sistema só mostra há quantos dias está em cada setor.

No sistema de gestão da Prefeitura. O DoctusGov leva a nota fiscal do recebimento até o atesto do fiscal; depois, o setor financeiro liquida e paga no sistema de gestão e arquiva o processo aqui.

Enquanto ninguém de lá abriu, use “Desfazer envio” (em Mais, ou na aba Saída da Caixa de entrada). Depois, é só encaminhar ao setor certo, explicando. Nada é apagado: tudo fica na linha do tempo.

“Já fiz a minha parte” é como arquivar um e-mail: o processo sai da caixa “Em aberto” do seu setor (vai para “Arquivados”) e volta se alguém encaminhar de novo ao seu setor ou mencionar alguém de lá. Quando todos os setores envolvidos fizeram a parte deles, o processo fica “Resolvido”. “Finalizar o processo” (no menu Mais) é o encerramento formal: só quem tem a permissão faz, e o processo vai para o “Arquivo geral”. No processo de nota fiscal, o setor que está com a etapa não usa “Já fiz a minha parte”: conclui a etapa. Pedido do portal público só fica resolvido ou finalizado com a resposta ao requerente. O que você só ENVIOU não vai para “Arquivados”: fica na “Saída”.

Logo depois aparece a faixa verde com “Desfazer”. Passou o tempo? Abra o processo (aba “Arquivados” da Caixa de entrada) e toque em “Voltar para a minha caixa”. Nada é apagado.

No processo: Mais › “Anexar arquivo” (ou “Anexar à resposta”, embaixo de Responder). No memorando: a parte “Anexos (PDF)” da própria tela. Se o formulário voltar com erro, o arquivo fica guardado: não precisa escolher de novo.

Anexe o documento em PDF ao processo e use Mais › “Pedir assinatura a…”: escolha a pessoa e o documento. Ela vê o pedido em “Para mim” e “Para assinar” e assina com a senha.

A busca não liga para acento nem maiúscula e procura cada palavra (em qualquer ordem). Ainda assim nada? A palavra pode estar dentro de um PDF: use o link “Busca completa”.

Numa resposta ou no envio, escreva @ e o nome dela: ela recebe em “Para mim” e o processo fica em aberto também no setor dela. Para citar outro processo, escreva # e o número (ex.: #12/2026). Em processo restrito ou sigiloso a menção não dá acesso: encaminhe à pessoa.

Não: o que foi enviado fica como está (como no e-mail). Corrija respondendo de novo.

Sim, nos primeiros 5 minutos. Abra o processo e toque em “Desfazer (não enviar)” no aviso pendente.

Não. A Prefeitura nunca pede senha, código, Pix ou taxa. Veja a página “É golpe?”.

Sim. Em Ajuda, toque em “Praticar com um processo de exemplo”. Ele é marcado TREINO, não entra na fila, nos relatórios nem manda mensagem para ninguém, e você pode apagar quando quiser.

Memorando é interno, para um ou alguns setores. Circular é interna, para vários ou todos, e cada setor registra a ciência. Ofício vai para fora da Prefeitura (outro órgão, empresa ou pessoa), por e-mail com código de verificação.

Porque o número só é dado quando a última pessoa assina (emissão). Assim nunca fica número pulado por rascunho descartado.

Não. Documento emitido nunca muda nem é apagado. Use “Cancelar o documento”, escreva o motivo e emita um novo.

O Protocolo registra em “Ofício recebido de fora”: anexa a foto ou o PDF, o sistema dá o número de protocolo e avisa o setor que vai cuidar.

O administrador abre “Tipos de processo”, importa um modelo pronto (Processo administrativo geral, Requerimento do servidor, Alvará de construção ou Recurso administrativo) ou cria do zero. Monta o formulário (campos e documentos) e as etapas: setor responsável, o que fazer e o que é exigido para concluir (nada, despacho, parecer, assinatura, decisão ou documento). Depois de uma decisão, escolhe para onde vai se deferido e se indeferido. A prévia mostra o fluxo e a lista “Antes de publicar” aponta o que falta. Ao publicar, os processos novos usam a versão nova; os em andamento continuam na versão em que começaram.

É o botão do “O que fazer agora” num processo com etapas (tipo configurável). Só funciona para o setor que está com o processo, na etapa atual, e depois que o exigido foi feito (por exemplo, o parecer assinado). Aí o processo vai sozinho para o setor da próxima etapa, onde fica em aberto.

O administrador cadastra um substituto com data de início e fim. Durante esse período ele vê e age no seu lugar.